朋友，你的年度總結(jié)做完了嗎？
每到年底，年度總結(jié)四個(gè)字就好像懸在職場(chǎng)人頭頂?shù)乃膲K大石。要擠壓工作時(shí)間去完成它，要整理過(guò)去一年的項(xiàng)目資料，要在全公司公開(kāi)展示……對(duì)于部門(mén) / 團(tuán)隊(duì)而言，年度總結(jié)也被當(dāng)做一個(gè)小型項(xiàng)目，leader 思考的是怎么更好地進(jìn)行項(xiàng)目管理，部門(mén)成員則更關(guān)注怎么更高效地完成總結(jié)本身。
都是打工人，我們非常能理解大家對(duì)年度總結(jié)的復(fù)雜感情。今天不講年度總結(jié)的必要性、重要性，我們跟大家分享下如何通過(guò)石墨把做年度總結(jié)這件事變得更高效、更輕松。
01
匯報(bào)一定要用 PPT 嗎？
你們公司用在線(xiàn)文檔匯報(bào)，還是用傳統(tǒng) PPT 匯報(bào)？
兩者如何選擇，已經(jīng)成為了檢驗(yàn)一個(gè)團(tuán)隊(duì)工作是否高效的重要指標(biāo)。
大家都有類(lèi)似的經(jīng)驗(yàn)——當(dāng)我們?cè)谧?PPT 時(shí)，往往會(huì)舍本逐末，把過(guò)多的時(shí)間精力聚焦在排版美化上，而壓縮了思考以及內(nèi)容撰寫(xiě)時(shí)間。
因此，從國(guó)外到國(guó)內(nèi)，從互聯(lián)網(wǎng)公司到傳統(tǒng)行業(yè)，越來(lái)越多的組織，在線(xiàn)文檔已經(jīng)替代 PPT，成為大家進(jìn)行工作匯報(bào)的首選。
石墨文檔支持插入表格、超鏈接、圖片、音/視頻等，擁有豐富的標(biāo)題格式選項(xiàng)，通過(guò)在線(xiàn)文檔我們也能夠更高效地做出邏輯清晰、界面美觀的總結(jié)文檔。
舉個(gè)例子，如果你是品牌公關(guān)，插入今年的項(xiàng)目視頻，點(diǎn)擊就可以直接在文檔內(nèi)播放。
如果你是銷(xiāo)售，插入數(shù)據(jù)分析表，文檔內(nèi)可以直接拖拽瀏覽，點(diǎn)擊可以直接打開(kāi)文件查看詳情。
在撰寫(xiě)年度總結(jié)時(shí)，石墨文檔可以讓我們更加聚焦于內(nèi)容創(chuàng)作，一個(gè)文檔聚合所有信息，從而更加高效優(yōu)雅地呈現(xiàn)想表達(dá)的內(nèi)容。
如果公司要求必須使用 PPT，那么一定要試試在線(xiàn)幻燈片，它與傳統(tǒng)本地 PPT 相比，具有得天獨(dú)厚的優(yōu)勢(shì)。
還是舉個(gè)具體的例子，在制作匯報(bào)文檔時(shí)少不了要用可視化圖表展示數(shù)據(jù)成果。
以前我們特別怕粘貼到 PPT 里的表格有更新，因?yàn)檫@意味著要重新生成圖表，意味著可能需要再一次傳輸 PPT 文件，意味著如果過(guò)了 PPT 提交日期，就無(wú)法修改調(diào)整。
而如果你使用的是可以實(shí)時(shí)更新，可以與表格互聯(lián)互通的石墨幻燈片，以上問(wèn)題都將不復(fù)存在。匯報(bào)內(nèi)容可以修改到演講的前 1 秒，無(wú)論表格數(shù)據(jù)更新過(guò)多少次，最后刷新已嵌入 PPT 中的圖表即可看到最新版本。
02
可自動(dòng)提醒的進(jìn)度管理表
對(duì)于員工，當(dāng)匯報(bào)文檔寫(xiě)完，年度總結(jié)算是完成了一大半。但對(duì)于部門(mén)負(fù)責(zé)人或者 HRBP ，進(jìn)度條還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不到一半。
他們要負(fù)責(zé)通知發(fā)布、文檔收集、會(huì)議組織等一系列工作，需要把控好整個(gè)年度匯報(bào)項(xiàng)目的進(jìn)度。
如果人少，事情自然很簡(jiǎn)單。但如果部門(mén)人員眾多或者要做公司全員分享，年度總結(jié)匯報(bào)就會(huì)成為一個(gè)大項(xiàng)目。
這個(gè)時(shí)候，我們就可以使用石墨表格來(lái)做任務(wù)管理。
在石墨表格里，我們定義好需要成員填寫(xiě)的內(nèi)容，寫(xiě)明提交時(shí)間設(shè)置「日期提醒」，就可以搭建一個(gè)能夠自動(dòng)提醒的任務(wù)進(jìn)度管理表。
如果擔(dān)心信息被誤刪改或者有信息可見(jiàn)范圍管控需求，我們還可以使用「鎖定單元格」功能，為不同的業(yè)務(wù)模塊、不同的人員劃定專(zhuān)屬的區(qū)域，獨(dú)立設(shè)置可編輯、僅查看、禁止查看權(quán)限，和而不同，在保證效率的同時(shí)兼顧安全管控。
項(xiàng)目管理就是時(shí)間節(jié)點(diǎn)管理，使用「日期提醒」功能，我們可以設(shè)置倒計(jì)時(shí)自動(dòng)提醒，規(guī)定好不同時(shí)間節(jié)點(diǎn)，匯報(bào)人要完成的具體的任務(wù)，如此一來(lái)，到期時(shí)相關(guān)人員就能收到消息提醒。
總結(jié)一下，在年度總結(jié)匯報(bào)整個(gè)項(xiàng)目里，通過(guò)多人協(xié)作編輯與權(quán)限管控，石墨表格可以讓信息的收集變得更便捷、規(guī)范，配合日期提醒，就實(shí)現(xiàn)了信息通知、收集、提醒、匯總?cè)^(guò)程的 自動(dòng)化 。
03
一種高效的公開(kāi)匯報(bào)方式
當(dāng)收到年度總結(jié)大會(huì)倒計(jì)時(shí) 1 天的提醒時(shí)，我們就知道公開(kāi)匯報(bào)的日子要到了。
傳統(tǒng)的 PPT 匯報(bào)模式下，我們往往都是先聽(tīng)匯報(bào)再提問(wèn)，“麻煩把 PPT 翻到第多少頁(yè)，我有個(gè)疑問(wèn)”是經(jīng)常出現(xiàn)的場(chǎng)景，浪費(fèi)時(shí)間不說(shuō)，分享與提問(wèn)環(huán)節(jié)的割裂也極容易造成信息損耗。
今天跟大家分享一個(gè)全新的匯報(bào)模式，僅需簡(jiǎn)單 4 步，就可以開(kāi)一個(gè)高效且有產(chǎn)出的匯報(bào)會(huì)議。
第 1 步
提前準(zhǔn)備匯報(bào)文檔，整合所需呈現(xiàn)的信息。匯報(bào)開(kāi)始前，將文檔鏈接發(fā)送到會(huì)議群，其他人員點(diǎn)擊鏈接即可查看你的內(nèi)容。
第 2 步
匯報(bào)過(guò)程中，如果想就匯報(bào)人當(dāng)前陳述的內(nèi)容進(jìn)行重點(diǎn)探討，可以直接在文檔內(nèi)「劃詞評(píng)論」，實(shí)時(shí)表達(dá)自己的疑問(wèn)和觀點(diǎn)。
第 3 步
在演講結(jié)束后，匯報(bào)人瀏覽文檔，就可以對(duì)大家提出的問(wèn)題進(jìn)行集中解答，展開(kāi)探討，并得出結(jié)論。
第 4 步
匯報(bào)結(jié)束后，針對(duì)點(diǎn)評(píng)人的意見(jiàn)和反饋，可以直接記錄在匯報(bào)文檔頂部，從而為后續(xù)的工作指明方向。
匯報(bào)作為年度總結(jié)的展示環(huán)節(jié)，也是集中溝通環(huán)節(jié)，它的要點(diǎn)應(yīng)該是高效的信息傳達(dá)與交換。通過(guò)石墨文檔，配合創(chuàng)新的會(huì)議模式，匯報(bào)環(huán)節(jié)可謂是流暢又絲滑。
04
文件不沉淀，價(jià)值減一半
匯報(bào)不應(yīng)該是年度總結(jié)的最終環(huán)節(jié)，文件歸檔后才是有始有終。
回到年度總結(jié)的最開(kāi)始——整理資料、數(shù)據(jù)，如果我們使用傳統(tǒng) Office，平時(shí)又很少進(jìn)行文件整理歸檔，那么在寫(xiě)總結(jié)文檔時(shí)，面對(duì)一整年的產(chǎn)出，僅僅是找資料就會(huì)消耗你大量的時(shí)間和精力。
而石墨具有即寫(xiě)即存的特點(diǎn)，對(duì)于個(gè)人來(lái)說(shuō)，所有產(chǎn)出的文件都會(huì)集中存放在「我的桌面」或相關(guān)的「團(tuán)隊(duì)空間」，點(diǎn)選或搜索都可以快速找到所需的文件、數(shù)據(jù)。
對(duì)于部門(mén)或團(tuán)隊(duì)來(lái)說(shuō)，如果需要對(duì)文件進(jìn)行集中存儲(chǔ)，匯報(bào)結(jié)束后，部門(mén)負(fù)責(zé)人可以在部門(mén)「團(tuán)隊(duì)空間」創(chuàng)建相應(yīng)文件夾，讓成員將匯報(bào)文檔一鍵轉(zhuǎn)移，即可實(shí)現(xiàn)集中規(guī)范管理。
如此一來(lái)，部門(mén)成員可以隨時(shí)查閱、學(xué)習(xí)其他同事的項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)。如果有新員工加入，團(tuán)隊(duì)空間的文件資料也可以幫助 TA 更加快速地融入團(tuán)隊(duì)。
年度總結(jié)是日常工作的縮影，涉及到內(nèi)容生產(chǎn)、協(xié)作、管控、沉淀的全過(guò)程。
與使用傳統(tǒng) Office 辦公對(duì)比，石墨的云 Office 將效率滲透到了多人協(xié)作、數(shù)據(jù)收集分析、項(xiàng)目管理、知識(shí)沉淀、資料共享、文件安全管理的方方面面。
讓每個(gè)員工都能有更多時(shí)間專(zhuān)注于創(chuàng)作，充分發(fā)揮自己的創(chuàng)造力，也幫助企業(yè)建立了高效、安全的文檔協(xié)作和共享機(jī)制，全面提升了內(nèi)部 協(xié)同辦公 效率。
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