因為，項目的平穩(wěn)推進(jìn)從來不是件容易的事，涉及的人員越多，項目就會越難管理，只要其中任何一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)了問題，都會導(dǎo)致整體進(jìn)度的拖延。
管理好一個項目，實則是調(diào)度好每一個參與者的完成進(jìn)度與對項目關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的把控。
所以，石墨相信，做好項目管理，并不是能花百萬千萬去采購復(fù)雜項目管理軟件的大企業(yè)專屬，中小企業(yè)也可以。
為此，石墨開發(fā)了「項目管理模板」（實戰(zhàn)版），適用于企業(yè)在項目啟動、計劃、實施、控制、收尾、復(fù)盤等多階段使用，項目 Leader 可一覽全盤進(jìn)度，項目成員可實時同步各階段任務(wù)，項目團(tuán)隊可通過管理模版把控進(jìn)度、定位問題、按時交付。
項目來了，負(fù)責(zé)人先召集團(tuán)隊開一個啟動會，這時，就可以在「項目說明書」填入項目名稱、開始時間、計劃完成時間等基本情況，作為重要節(jié)點(diǎn)的里程碑計劃也可以在會議上一并敲定，從而確定重要任務(wù)的時間節(jié)點(diǎn)。
除此之外，「項目說明書」還可以填入以下內(nèi)容：
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項目背景、難度評估信息
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交付標(biāo)準(zhǔn)
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項目主要聯(lián)系人的聯(lián)系方式
「說明書」作為項目的總策劃，可以幫助團(tuán)隊同步各種重要信息。
項目進(jìn)度看板——細(xì)化團(tuán)隊任務(wù)分工
確定完項目中的重要節(jié)點(diǎn)（里程碑）后，就需要圍繞它們將每個階段的任務(wù)細(xì)化。團(tuán)隊可以將每一個任務(wù)目標(biāo)、說明、開始日、完成日、負(fù)責(zé)人等信息記錄在「項目進(jìn)度看板」中。
看板上方會顯示當(dāng)前日期、當(dāng)前任務(wù)、進(jìn)行中任務(wù)等實時計數(shù)、方便管理者實時知曉進(jìn)度。
團(tuán)隊成員在設(shè)置任務(wù)「開始日」「完成日」后，根據(jù)實際情況點(diǎn)選不同「完成情況」，任務(wù)所在行會自動調(diào)整單元格顏色。團(tuán)隊可以通過顏色快速看出任務(wù)完成情況。
完成一項任務(wù)后，團(tuán)隊成員可將執(zhí)行情況文檔填到「結(jié)果文檔」一列，方便項目負(fù)責(zé)人隨時查看。
項目負(fù)責(zé)人還可直接在看板中安排任務(wù)、分配執(zhí)行負(fù)責(zé)人、安排優(yōu)先級等。對于整個團(tuán)隊來說，分工清晰。
項目的基本信息和任務(wù)安排已在「說明書」和「進(jìn)度看板」錄入完畢。至此，關(guān)于項目的所有信息已經(jīng)可以在「項目看板」中自動展示和更新。
無論是左上角的實時日歷，還是右上角的預(yù)算比例、時間進(jìn)度條都可以直觀地反應(yīng)項目推進(jìn)情況。右下方的任務(wù)完成情況，則可以分清今日啟動、完結(jié)和超時任務(wù)，是一種強(qiáng)時間控制的手段。
像常用的項目文檔&云盤、項目狀態(tài)報告、會議紀(jì)要、日歷、重要通知等也可放置在該看板中，方便團(tuán)隊查看。
「項目看板」作為項目管理模版中的總覽性看板，方便負(fù)責(zé)人實時查看項目最新情況及具體事項。
很多情況下，團(tuán)隊會同時推進(jìn)多個項目，做好「多線作戰(zhàn)」，需要一個更加總覽性的「項目總看板」。
「總看板」專為決策層設(shè)計，可以同時跟進(jìn)多個項目，總覽項目情況，包括任務(wù)進(jìn)度、時間進(jìn)度、預(yù)算進(jìn)度、進(jìn)行中任務(wù)數(shù)、超時任務(wù)等。
而你只需要復(fù)制、粘貼項目鏈接進(jìn)去，所有項目情況就一目了然。
團(tuán)隊只需掌握以上步驟，即可快速上手「項目管理模版」（實戰(zhàn)版），接下來石墨會介紹一些進(jìn)階功能，幫助企業(yè)從預(yù)算、會議、復(fù)盤等角度更好地執(zhí)行一個項目。
費(fèi)用報銷申報——預(yù)算不超，明細(xì)不缺
「錢」是項目實施過程中不可馬虎的一個環(huán)節(jié)，無論是個人消費(fèi)金額，還是總體的費(fèi)用統(tǒng)計，都需要清晰明確地記錄下來。
「費(fèi)用報銷申報」表可以將項目過程中產(chǎn)生的所有報銷費(fèi)用記錄下來，方便后期追蹤、核算。
一個項目從啟動到結(jié)束會經(jīng)歷多次會議，保證會議的有效性就是在不斷降低項目的時間成本。
在「會議看板」中，項目啟動和實施過程中的每一個會議均可記錄在此，方便沉淀會議精華，同步團(tuán)隊間解決方案及回顧會議成果。
每次會議的紀(jì)要文檔鏈接均可附在看板中，方便項目組成員隨時查看詳細(xì)信息。
任何一個項目做完之后，復(fù)盤都必不可少。只有通過復(fù)盤才能知曉此次項目中哪些時間節(jié)點(diǎn)最為關(guān)鍵，哪些進(jìn)度被額外拖延等。
通過「項目總結(jié)」，可以幫助團(tuán)隊梳理整個執(zhí)行過程中遇到的問題與經(jīng)驗，從而優(yōu)化下次項目的執(zhí)行。
客戶真實使用體驗：物境建筑設(shè)計事務(wù)所（北京）有限公司
通過「項目管理模版」，企業(yè)可以簡單把控時間節(jié)點(diǎn)，推進(jìn)項目進(jìn)度。物境建筑設(shè)計事務(wù)所（北京）有限公司就是這樣的一家企業(yè)。
物境是中國第一批專注養(yǎng)老建筑設(shè)計的知名事務(wù)所，物境總建筑師雷嘯光和石墨分享了他和團(tuán)隊使用「項目管理模版」的一些感受。
雷嘯光表示：物境使用「項目管理模版」，主要看中模版滿足了強(qiáng)時間節(jié)點(diǎn)的協(xié)同需求、解決了團(tuán)隊的分散度問題、以及為咨詢顧問工作提供了有力抓手。
首先是對時間節(jié)點(diǎn)的有效控制。
對于一家設(shè)計單位，很重要的一點(diǎn)是控制時間節(jié)點(diǎn)。往往很多設(shè)計師熬夜趕圖不是因為靈感都在最后一天爆發(fā)出來，而是因為工作沒有形成一個良好的秩序，當(dāng)時間節(jié)點(diǎn)臨近，業(yè)主來催了，才想起來做。
「項目管理模板」中有強(qiáng)時間節(jié)點(diǎn)設(shè)置，除了「今日完結(jié)任務(wù)」，和「超時任務(wù)提醒」，還有「今日啟動任務(wù)」，所有人能看到今天需要啟動哪項任務(wù)。
建筑事務(wù)所管理相對扁平化，沒有特別垂直的樹形結(jié)構(gòu)，團(tuán)隊信息要足夠的流動和共享，沒有負(fù)責(zé)這個項目的同事，也能通過「項目管理模板」了解，以后再遇到相同的問題，也會有答案，能參考經(jīng)驗和結(jié)論。
物境除了設(shè)計工作以外，還有大量的咨詢工作，需要和天南海北的設(shè)計團(tuán)隊一起對接工作。如果沒有一個整體的工作協(xié)同平臺的話，大家就會非常的散，導(dǎo)致最后所有的信息還會匯總到負(fù)責(zé)人，增加了管理者的管理成本。
「這種情況下有了一個協(xié)同平臺，你不用 @ 我，這個事到底是誰的任務(wù)就 @ 誰，然后對方立刻給你反饋，我可以看到你們的討論過程和結(jié)論，我可以不直接參與，這對團(tuán)隊自身的良性工作也很關(guān)鍵?！估讎[光告訴石墨文檔。
第一，開會的方式改變了，之前是我臨時安排人把投影儀連上，半小時后，我們?nèi)h室開會?，F(xiàn)在用「 項目管理模版」開晨會，安排一天的工作，使用一星期后，我們一共完成了 128 項工作任務(wù)，我突然發(fā)現(xiàn)其中有很多事是不需要之前那種開會模式的，之前開會模式效率非常低。
通過石墨文檔幫我們做的管理平臺，我們把它叫協(xié)同平臺，改變了我們的工作方法，這個是我真的是一點(diǎn)都沒有想到。原來大家都會認(rèn)為設(shè)計師會畫圖就可以了，畫圖解決一切，但沒想到大家也是有辦公軟件需求的，尤其是石墨文檔模板，變成了流程管理工具，我覺得還蠻神奇的。
第二，我的合作方一開始很抵觸使用新的辦公產(chǎn)品，通過我對石墨模板功能的描述，伙伴們覺得也很有意思，之后嘗試使用，也開始往里面添加內(nèi)容，現(xiàn)在模板里面幾乎全都是合作方伙伴自己填進(jìn)去的。所以整個邏輯下來，我覺得這個故事特別有意思，一上來很抵觸，最后認(rèn)可成還真蠻好用的，石墨文檔+模板的學(xué)習(xí)成本真的很低。
任何一個工作工具都必須融入到場景，否則就一點(diǎn)用都沒有，現(xiàn)在石墨的模板對于我來講，它特別切合我的工作場景。離開場景談產(chǎn)品，其實毫無用途，或者談?wù)摦a(chǎn)品不討論適用場景，也會事倍功半。在這點(diǎn)上，我和石墨文檔的于葉舟老師有同樣的感受，他對于客戶場景搭建、體驗度的感受更像是另一個領(lǐng)域的建筑師。
雷嘯光：現(xiàn)在確確實實是讓我感覺到了石墨模板的威力，我過段時間要去深圳工作一段時間，如果沒有這樣的一個協(xié)同工具，我不敢想象工作會怎么開展。模板搭建到現(xiàn)在也就一個星期不到，對我們而言，已經(jīng)是一個非常熟練使用的工具了。
這個模板對我來講，它不僅是協(xié)同工具，更是一個切實解決我工作場景的工具。我真的是從一個普通個人用戶轉(zhuǎn)化成一個付費(fèi)企業(yè)客戶，我不僅購買，還不遺余力推薦大家使用，這個不是因為石墨的協(xié)同功能，而是模板契合了我的工作場景以后，石墨的產(chǎn)品意義被放大。
在目前疫情影響下，很多辦公工具都在討論協(xié)同、共享，但是石墨在這個定義下借助場景研究，深耕精研，我覺得這個很了不起，非常感謝你們。
石墨一直致力于聽取用戶心聲，打造適用于實際場景的多種模版，還有哪些行業(yè)模版是您所急需的嗎？歡迎評論與我們交流，我們會竭盡所能幫助到您。
