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電商企業(yè)數(shù)量龐大，行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)也從未消減。想要提升企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力，除了模式創(chuàng)新，提升數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)和業(yè)務(wù)協(xié)同效率也至關(guān)重要。

在電商企業(yè)中，從選品到采購(gòu)到店鋪上架到倉(cāng)儲(chǔ)發(fā)貨，每個(gè)環(huán)節(jié)都涉及到大量數(shù)據(jù)的流轉(zhuǎn)。而運(yùn)營(yíng)作為核心部門(mén)，其對(duì)數(shù)據(jù)的處理效率更是直接影響著業(yè)務(wù)發(fā)展。因此為了實(shí)現(xiàn)經(jīng)營(yíng)的敏捷性，幾乎所有的電商企業(yè)都需要一款輕量且靈活的數(shù)據(jù)處理工具。

本文將從電商運(yùn)營(yíng)的多部門(mén)協(xié)同、多店鋪 數(shù)據(jù)管理 與部門(mén)內(nèi)部管理三個(gè)維度展開(kāi)，展示這些場(chǎng)景下使石墨辦公的最佳實(shí)踐，希望能為電商企業(yè)帶來(lái)管理方面的啟發(fā)，同時(shí)幫助運(yùn)營(yíng)人員提升自我價(jià)值，升職加薪。

「庫(kù)存預(yù)警」是一把雙刃劍，它可能表示貨品銷(xiāo)售超出預(yù)期，有成為爆款的潛質(zhì)；也可能表示備貨量跟不上銷(xiāo)量，尷尬的斷貨期即將到來(lái)。

所以老運(yùn)營(yíng)人都知道，做好備貨計(jì)劃非常關(guān)鍵。保障有足夠量的貨品可供售賣(mài)，是爆款誕生的最基本條件。

傳統(tǒng)辦公方式的局限性，決定了電商企業(yè)做備貨計(jì)劃時(shí)只能用「接力跑」式的協(xié)作模式，運(yùn)營(yíng)做完交給采購(gòu)，采購(gòu)做完通知倉(cāng)庫(kù)。靠大量迭代的表格和多次反復(fù)的傳輸來(lái)支撐，對(duì)三方工作人員處理數(shù)據(jù)的速度和精準(zhǔn)性都是極高的要求，導(dǎo)致 TA 們常處在高壓狀態(tài)下辦公。

用石墨辦公后，運(yùn)營(yíng)、采購(gòu)、倉(cāng)管三方工作人員只需創(chuàng)建一張?jiān)诰€(xiàn)表格，三人同時(shí)編輯，表格內(nèi)容自動(dòng)保存，實(shí)時(shí)更新，無(wú)需再手動(dòng)更新表格版本或多次傳輸，同時(shí)提升了數(shù)據(jù)更新的速度和準(zhǔn)確性。

▲協(xié)作編輯備貨計(jì)劃表

采購(gòu)計(jì)劃中需要運(yùn)營(yíng)人員簽字審批的部分，也可以用石墨實(shí)現(xiàn)「線(xiàn)上審批」，將待審批的單元格區(qū)域設(shè)置為僅運(yùn)營(yíng)可人員編輯，待 TA 確認(rèn)后，在指定區(qū)域輸入姓名即可。如有需要，還可以通過(guò)「查看單元格歷史」去追溯審批時(shí)間。這樣極大地簡(jiǎn)化了打印-找人-簽字-存檔的審批流程，確保了采購(gòu)計(jì)劃的高效推進(jìn)。

▲線(xiàn)上審批可追溯

采購(gòu)?fù)瓿珊?，運(yùn)營(yíng)和采購(gòu)人員可以使用「關(guān)注選區(qū)」功能關(guān)注倉(cāng)管同事的備貨進(jìn)度。倉(cāng)管同事更新進(jìn)度后，運(yùn)營(yíng)和采購(gòu)會(huì)立即收到消息提醒，迅速了解最新庫(kù)存情況，避免了時(shí)間差導(dǎo)致的決策滯后。

▲關(guān)注選區(qū)，實(shí)時(shí)知曉?xún)?nèi)容更新

向老板匯報(bào)備貨計(jì)劃時(shí)，可以創(chuàng)建多樣的「可視化圖表」來(lái)直觀地展示全部 SKU 的備貨情況。石墨表格不僅支持柱形圖、餅圖等市面常見(jiàn)的圖表類(lèi)型，還針對(duì)特殊業(yè)務(wù)，上線(xiàn)了漏斗圖、旭日?qǐng)D、瀑布圖、甘特圖等定制圖表，滿(mǎn)足更多需求更復(fù)雜的可視化場(chǎng)景。

▲可視化數(shù)據(jù)匯報(bào)

凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢。運(yùn)營(yíng)每個(gè)月都需要制定店鋪運(yùn)營(yíng)計(jì)劃，包含銷(xiāo)量、流量等數(shù)據(jù)預(yù)測(cè)，以及預(yù)算分配及效果評(píng)估，活動(dòng)策劃等，用于指導(dǎo)當(dāng)月的產(chǎn)品銷(xiāo)售。

大部分電商企業(yè)仍在使用本地 Excel 辦公，小組成員分別撰寫(xiě)，交由組長(zhǎng)匯總，最后集中開(kāi)會(huì)討論計(jì)劃的可行性。這樣給組長(zhǎng)增加了額外的工作量，也讓每個(gè)店鋪的運(yùn)營(yíng)計(jì)劃分散在組長(zhǎng)手中，增加了集中管理的難度。

用石墨辦公后，為店鋪運(yùn)營(yíng)計(jì)劃表添加協(xié)作者，小組成員們可以在這張表格上共同編輯，制定初步的運(yùn)營(yíng)計(jì)劃。組長(zhǎng)審核時(shí)，對(duì)某個(gè) SKU 直通車(chē)推廣的費(fèi)用存疑，可以直接在有問(wèn)題的單元格使用「添加評(píng)論」功能提出疑問(wèn)，再@提醒相關(guān)成員，聚焦費(fèi)用問(wèn)題展開(kāi)進(jìn)一步討論。相比于截圖發(fā)微信、發(fā)郵件，甚至是開(kāi)會(huì)來(lái)完成溝通的情況，使用在線(xiàn)評(píng)論的方式更高效便捷，有效降低了雙方的溝通成本。

▲單元格評(píng)論，聚焦內(nèi)容深度討論

如果老板要看所有店鋪運(yùn)營(yíng)計(jì)劃的匯總，組長(zhǎng)可以使用「合并工作表」功能把單個(gè)店鋪的運(yùn)營(yíng)計(jì)劃合并到一張表里。合并工作表能夠?qū)⒁粡埍砀裰械牟煌?sheet，或者不同表格中的不同 sheet 匯總到一張表上，并且被合并的表格數(shù)據(jù)更新時(shí)，合并后的表格數(shù)據(jù)同步更新。無(wú)需手動(dòng)收集表格或進(jìn)行大量的復(fù)制粘貼，不遺漏、不重復(fù)、不出錯(cuò)。目前國(guó)內(nèi)的在線(xiàn)表格產(chǎn)品中，僅石墨支持這一功能。

▲一鍵合并工作表，與源表數(shù)據(jù)同步更新

電商運(yùn)營(yíng)每天和數(shù)據(jù)打交道，其中最重要的數(shù)據(jù)之一就是店鋪利潤(rùn)。店鋪利潤(rùn)分析對(duì)于優(yōu)化經(jīng)營(yíng)至關(guān)重要，善于做利潤(rùn)分析也應(yīng)該是每個(gè)運(yùn)營(yíng)伙伴的必備技能。

通常，做利潤(rùn)分析表要求大量的數(shù)據(jù)收集與對(duì)比分析，專(zhuān)業(yè)度高，工作量大。這也導(dǎo)致了部分電商公司的利潤(rùn)分析表只能定期產(chǎn)出，無(wú)法實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)同步更新。

石墨辦公為企業(yè)提供全套的店鋪利潤(rùn)分析模板，模板已通過(guò)「合并工作表」、「跨表格引用」、「數(shù)據(jù)透視表」等功能設(shè)置好計(jì)算函數(shù)和引用數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)隨源表格實(shí)時(shí)更新。只需要相關(guān)人員在基礎(chǔ)數(shù)據(jù)收集表中錄入原始數(shù)據(jù)，即可自動(dòng)生成單店利潤(rùn)、全局利潤(rùn)、單店走勢(shì)、全局走勢(shì)等多維度的數(shù)據(jù)表；老板可在全局看板中隨時(shí)查看最新的利潤(rùn)分析表。企業(yè)通過(guò)石墨將基礎(chǔ)的店鋪利潤(rùn)分析“模塊化”賦能運(yùn)營(yíng)人員，不僅節(jié)省了大量耗費(fèi)在數(shù)據(jù)收集與分析上的人力、時(shí)間資源，也讓老板能實(shí)時(shí)掌握各店鋪盈利情況，及時(shí)、準(zhǔn)確地發(fā)現(xiàn)店鋪管理中存在的問(wèn)題。

▲錄入基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，自動(dòng)生成分析表與全局看板

電商運(yùn)營(yíng)最重要的考核指標(biāo)就是數(shù)據(jù)，企業(yè)也需要每天的數(shù)據(jù)來(lái)進(jìn)行匯總分析，從而為決策提供參考。所以運(yùn)營(yíng)人員的日/周/月報(bào)成為內(nèi)部管理方式之一。

傳統(tǒng)辦公方式的痛點(diǎn)并不體現(xiàn)在寫(xiě)日?qǐng)?bào)這件事本身，而是在提取多位成員日?qǐng)?bào)數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總分析的時(shí)候。

石墨辦公提供了全套的日/周/月報(bào)模板，企業(yè)可直接套用。設(shè)置「跨表格引用」后，成員填寫(xiě)的日?qǐng)?bào)數(shù)據(jù)可以自動(dòng)抽離出來(lái)進(jìn)行分析，這樣多個(gè)團(tuán)隊(duì)的數(shù)據(jù)可以一鍵匯總，方便快捷且確保了數(shù)據(jù)的真實(shí)準(zhǔn)確。

▲多成員日?qǐng)?bào)數(shù)據(jù)一鍵匯總

如果日?qǐng)?bào)表中涉及到敏感數(shù)據(jù)不便公開(kāi)或擔(dān)心多人操作誤刪改數(shù)據(jù)，可以使用「鎖定單元格」功能為每個(gè)子表格設(shè)置可編輯、僅查看、禁止查看 3 種級(jí)別的權(quán)限，規(guī)定各成員在自己的表格中填寫(xiě)相關(guān)數(shù)據(jù)，保證了獨(dú)立填寫(xiě)互不干擾。

▲鎖定單元格權(quán)限，確保內(nèi)容安全

以上為石墨辦公電商數(shù)據(jù)智流轉(zhuǎn)解決方案中運(yùn)營(yíng)部門(mén) 4 個(gè)工作場(chǎng)景的解決方案。