本文送給所有正為籌備年底各種品牌大會熬夜加班的市場人，石墨文檔期望所有的甲方和乙方合作愉快，相愛不相殺！
故事發(fā)生在60天前... ...
這一刻，接到兩個月舉辦大型發(fā)布會任務(wù)的我，內(nèi)心是崩潰的。
我看了看我的團(tuán)隊：北京分公司的當(dāng)當(dāng)、上海辦公室的小墨、廣州辦公室的文仔，三個初出茅廬的年輕人再加上沒辦過500人以上活動總負(fù)責(zé)的我，心中只有忐忑。
倒計時 60 天
用協(xié)同文檔，半天完成總體方案
周一上午10點，我拉著三個兄弟開了個啟動會，宣布了這個消息。原本我以為大家會不知所措，沒想到，當(dāng)當(dāng)對我說：“石總，您放心，這件事兒交給我們仨就好了！”
我很欣慰。但我有點懷疑這小伙子在吹牛，畢竟年紀(jì)最大的他也才工作兩年多。于是我說“今天下班前，你們給我個初步方案！
沒過半天，我收到一個鏈接：
打開一看是3個人把各自方案部分匯總在一個石墨文檔中發(fā)給我，我看了看三個人各自的想法和思路，以及初步的分工和規(guī)劃，沒想到居然還挺像那么回事。
整個活動主要分成以下幾個階段。
籌備階段：時間排期與場地選擇
報名階段：3000個現(xiàn)場來賓的信息收集、分類管理
執(zhí)行階段：物料管理、現(xiàn)場分工、外部供應(yīng)商和兼職人員管理、比賽結(jié)果匯總
總結(jié)階段：數(shù)據(jù)報表、媒體宣傳
這時當(dāng)當(dāng)說：“石總，你看一下這個石墨文檔的功能，整個活動的策劃管理和執(zhí)行都可以實現(xiàn)，這次要不讓我們仨試試吧！”
看著他們不斷還在實時同步調(diào)整整個方案，我心中既有意外又有感嘆，三個臭皮匠頂個諸葛亮，協(xié)作的力量是無窮的，看來是時候讓年輕人挑大梁了。但作為領(lǐng)導(dǎo)，還是不免在一些容易出現(xiàn)紕漏的地方用協(xié)同的方式傳授出了老鳥的經(jīng)驗。
小墨看到我的評論，點了個贊，回復(fù)：“石總說的很對”，我也在心里默默給這個年輕人點了個贊，辦完活動一起去吃大閘蟹。
倒計時 58 天
看到這張流程表 讓我放棄Excel
經(jīng)過前一晚的研究和討論，我和領(lǐng)導(dǎo)都對活動的方案表示滿意，做活動這么多年，兩天就能確定大型活動方案的情況我還是第一次遇到?？磥砦抑暗膿?dān)心還是多余了，后生可畏??！
今天一早，我在武漢辦公室開了一次線上會議，和三個小伙伴商量接下來的推進(jìn)方案和分工。
我打開了Excel，掏出我收藏多年的萬能活動時刻安排表，準(zhǔn)備向他們展示作為市場老鳥的規(guī)劃能力。我把它發(fā)給了剛剛畢業(yè)的文仔，希望他能從中學(xué)到些東西。沒想到... ...
原本很好的心情一下子被他弄沒了，這小子居然敢質(zhì)疑我，我學(xué)Excel的時候你還在學(xué)EFGHI呢！我忍住怒火，畢竟還是個孩子，打開了鏈接。
恩？？？怎么跟我的表格一模一樣？這小子啥時候?qū)W的？
活動全程的看板、精確到天的安排、執(zhí)行人、進(jìn)度全部都能根據(jù)不同的負(fù)責(zé)權(quán)限更新。接下來，他們?nèi)齻€人一邊開會一邊同時在籌備表上填寫自己的任務(wù)和時間，會議結(jié)束了籌備表也做完了。
我再次對石墨文檔的功能感到贊嘆，實時自動保存，不必?fù)?dān)心文件丟失。這跟之前一遍遍改Excel，搞出確認(rèn)版、最終確認(rèn)版、最終確認(rèn)版2.0、打死不改最終確認(rèn)版相比也太爽了。
看著表格里跳來跳去的三個頭像和不斷自動跳躍的文字，難道我的Excel真的過時了？
倒計時 53 天
異地協(xié)同效率絕了 現(xiàn)在連開會都省了
經(jīng)過了一周時間的使用，我已經(jīng)對石墨強大的協(xié)同文檔和表格功能表示驚艷。
我打開了場地聯(lián)絡(luò)進(jìn)度表，把我之前認(rèn)識的當(dāng)?shù)刈詈玫幕顒訄龅匾灰涣性诶锩?，?zhǔn)備讓三個小兄弟分頭聯(lián)絡(luò)當(dāng)?shù)氐倪\營方，然后根據(jù)檔期、人數(shù)、交通、價格等因素選出最好的場地。
小兄弟們各自領(lǐng)取了任務(wù)，在表格中的專屬區(qū)域內(nèi)實時更新場地的位置、檔期、價格、配套設(shè)施等基本信息。大家收集來的信息匯總在一張表格里。我看著表格，花了幾分鐘就選出了綜合最好的場地，直接在表格中標(biāo)出。
然后我在評論中@了他們?nèi)齻€"三地的選址我已經(jīng)確定了，你們?nèi)フ劙?，為了表達(dá)對大家工作的認(rèn)可，還發(fā)了一個紅包。
整個場地選址過程就這么輕松地解決了，甚至連一個會都沒開，看著小伙伴領(lǐng)取了紅包，我很欣慰。
倒計時 45 天
3000+報名資料多地自動實時匯總同步
這辦公體驗簡直太酷
場地、嘉賓等信息確定之后，經(jīng)過公司研發(fā)團(tuán)隊一周的努力，官網(wǎng)的活動落地頁已經(jīng)上線，各個部門的通力合作讓過程格外順利。既然落地頁做完了，接下來就是最關(guān)鍵的觀眾報名階段了，活動能不能成就看這幾天了。
在之前的幾天里面，我已經(jīng)讓三位小伙伴準(zhǔn)備了幾家活動發(fā)布網(wǎng)站、用戶群、以及業(yè)務(wù)團(tuán)隊邀約的邀請函等素材。
每當(dāng)面對這么多且分散的報名渠道，就需要用人工把不同的表單數(shù)據(jù)匯總、篩選。這次一下子要確定3000個名單，估計又要加班了。
于是我找到了三個小伙伴，讓他們各自分工，一個負(fù)責(zé)網(wǎng)站報名、一個負(fù)責(zé)用戶群宣傳、一個與業(yè)務(wù)團(tuán)隊合作收集。
結(jié)果沒有想到的是，老司機再次被年輕人們吐槽方法落后；更讓我沒想到的是，他們拿出來的“神器”仍然是石墨，只不過這次換成了石墨表單。
“不管有多少渠道，都可以用這一個表單鏈接，還可以全渠道實時同步匯總哦！”
接下來的幾天里，我就坐在電腦前，看著后臺數(shù)據(jù)不停地增加，最多的一天全渠道有超過一千位來賓報名參會。沒過幾天，三個分會場的報名人數(shù)先后超過了1500人！這效率真的是太高了，我甚至都沒有用過復(fù)制粘貼按鍵。
倒計時 32 天
合同推進(jìn)受阻 一秒定位問題當(dāng)天排除
給大家再推薦一個石墨文檔的模板——合同管理模板。對于甲方來說，把控活動進(jìn)度另外一個重要環(huán)節(jié)就是打款，因為場地、報批、網(wǎng)絡(luò)、執(zhí)行、導(dǎo)播、服裝等各個細(xì)節(jié)往往都要簽署合同，如何管理好這些合同方，讓活動的推進(jìn)不因錢款未到位而出現(xiàn)意外？
「合同管理」是單場活動看板中專門針對合作方合同管理的板塊，可以輕松記錄每一家合同公司類別、付款時間、自動提醒「到期天數(shù)」，同時還可在「項目進(jìn)度」實時記錄付款。
用了合同管理模版之后，我只需要讓小伙伴天更新合同進(jìn)展，不論是在法務(wù)、還是財務(wù)等任何一個環(huán)節(jié)遇到問題，我都能第一時間知道原因，并且及時處理。在不出錯的前提下，同時推進(jìn)十幾個合同的簽署，效率是真高！
倒計時 3 天
彩排人員各就各位 不用加班熬夜晚睡
在一切準(zhǔn)備就緒后，三個年輕人各自帶著數(shù)名志愿者開始了現(xiàn)場彩排工作。我也來到了北京的場地查看現(xiàn)場的情況。
當(dāng)當(dāng)拿出他的彩排計劃表很得意地向我展示了這兩天的進(jìn)度，仿佛一切都在他的掌控之中。其他兩個場地的負(fù)責(zé)人在這個表格中實時同步著信息和注意事項，大家分享著一些需要注意的重點和備忘錄。
憑借著這個功能強大的彩排計劃表，全部的彩排工作居然在飯點前就完成了，不用到最后一刻才處理許多意外事件，這又是我職業(yè)生涯中首次遇見。
這種有條不紊的感覺真好！
倒計時 0 天
3000 人活動運營？僅需 3 個人搞定！
活動正式開始了。
活動前期做的詳細(xì)籌備，都是為活動當(dāng)天而準(zhǔn)備。為保證活動當(dāng)天各區(qū)域、各板塊都順利進(jìn)行，我們在前一天每一個區(qū)域都細(xì)化到人，每一個流程和場地細(xì)節(jié)都分類列清楚，活動前把 OP 執(zhí)行手冊打印成冊，資料給到當(dāng)天對應(yīng)區(qū)域的負(fù)責(zé)人，各負(fù)責(zé)人根據(jù)執(zhí)行手冊完成當(dāng)天的活動監(jiān)管，以此保證整場活動的順利進(jìn)行。
石墨提供的活動 OP（執(zhí)行手冊）提供了活動當(dāng)天從現(xiàn)場分工到物料選擇 15 大項的具體填寫范例?；顒赢?dāng)天，活動方可以將活動當(dāng)天最新信息，打印出來，方便現(xiàn)場執(zhí)行人隨時查看。
終于，一場3000人市場活動的任務(wù)順利完成！兩個月內(nèi)策劃，三個人執(zhí)行，有了石墨的效率就是格外的高！腦中復(fù)盤了整個活動的策劃過程，感覺一切都是這么夢幻般的高效。
活動執(zhí)行的諸多場景，都可以依靠團(tuán)隊的智慧用石墨的各種辦公套件去實現(xiàn)。聯(lián)合多個活動供應(yīng)商一起協(xié)作完成一個超級活動。服務(wù)商還可以通過手冊完整記錄活動當(dāng)天的關(guān)鍵信息，主辦方也可以實時查看是否有遺漏，差錯。
年底的活動季就要來了，如果覺得辦活動很累很操心，不如改變下思維用更先進(jìn)的協(xié)同工具去解決各種突發(fā)的問題。
