本文送給所有正為籌備年底各種品牌大會(huì)熬夜加班的市場(chǎng)人，石墨文檔期望所有的甲方和乙方合作愉快，相愛(ài)不相殺！
故事發(fā)生在60天前... ...
這一刻，接到兩個(gè)月舉辦大型發(fā)布會(huì)任務(wù)的我，內(nèi)心是崩潰的。
我看了看我的團(tuán)隊(duì)：北京分公司的當(dāng)當(dāng)、上海辦公室的小墨、廣州辦公室的文仔，三個(gè)初出茅廬的年輕人再加上沒(méi)辦過(guò)500人以上活動(dòng)總負(fù)責(zé)的我，心中只有忐忑。
倒計(jì)時(shí) 60 天
用協(xié)同文檔，半天完成總體方案
周一上午10點(diǎn)，我拉著三個(gè)兄弟開(kāi)了個(gè)啟動(dòng)會(huì)，宣布了這個(gè)消息。原本我以為大家會(huì)不知所措，沒(méi)想到，當(dāng)當(dāng)對(duì)我說(shuō)：“石總，您放心，這件事兒交給我們仨就好了！”
我很欣慰。但我有點(diǎn)懷疑這小伙子在吹牛，畢竟年紀(jì)最大的他也才工作兩年多。于是我說(shuō)“今天下班前，你們給我個(gè)初步方案！
沒(méi)過(guò)半天，我收到一個(gè)鏈接：
打開(kāi)一看是3個(gè)人把各自方案部分匯總在一個(gè)石墨文檔中發(fā)給我，我看了看三個(gè)人各自的想法和思路，以及初步的分工和規(guī)劃，沒(méi)想到居然還挺像那么回事。
整個(gè)活動(dòng)主要分成以下幾個(gè)階段。
籌備階段：時(shí)間排期與場(chǎng)地選擇
報(bào)名階段：3000個(gè)現(xiàn)場(chǎng)來(lái)賓的信息收集、分類管理
執(zhí)行階段：物料管理、現(xiàn)場(chǎng)分工、外部供應(yīng)商和兼職人員管理、比賽結(jié)果匯總
總結(jié)階段：數(shù)據(jù)報(bào)表、媒體宣傳
這時(shí)當(dāng)當(dāng)說(shuō)：“石總，你看一下這個(gè)石墨文檔的功能，整個(gè)活動(dòng)的策劃管理和執(zhí)行都可以實(shí)現(xiàn)，這次要不讓我們仨試試吧！”
看著他們不斷還在實(shí)時(shí)同步調(diào)整整個(gè)方案，我心中既有意外又有感嘆，三個(gè)臭皮匠頂個(gè)諸葛亮，協(xié)作的力量是無(wú)窮的，看來(lái)是時(shí)候讓年輕人挑大梁了。但作為領(lǐng)導(dǎo)，還是不免在一些容易出現(xiàn)紕漏的地方用協(xié)同的方式傳授出了老鳥(niǎo)的經(jīng)驗(yàn)。
小墨看到我的評(píng)論，點(diǎn)了個(gè)贊，回復(fù)：“石總說(shuō)的很對(duì)”，我也在心里默默給這個(gè)年輕人點(diǎn)了個(gè)贊，辦完活動(dòng)一起去吃大閘蟹。
倒計(jì)時(shí) 58 天
看到這張流程表 讓我放棄Excel
經(jīng)過(guò)前一晚的研究和討論，我和領(lǐng)導(dǎo)都對(duì)活動(dòng)的方案表示滿意，做活動(dòng)這么多年，兩天就能確定大型活動(dòng)方案的情況我還是第一次遇到?？磥?lái)我之前的擔(dān)心還是多余了，后生可畏?。?/p>
今天一早，我在武漢辦公室開(kāi)了一次線上會(huì)議，和三個(gè)小伙伴商量接下來(lái)的推進(jìn)方案和分工。
我打開(kāi)了Excel，掏出我收藏多年的萬(wàn)能活動(dòng)時(shí)刻安排表，準(zhǔn)備向他們展示作為市場(chǎng)老鳥(niǎo)的規(guī)劃能力。我把它發(fā)給了剛剛畢業(yè)的文仔，希望他能從中學(xué)到些東西。沒(méi)想到... ...
原本很好的心情一下子被他弄沒(méi)了，這小子居然敢質(zhì)疑我，我學(xué)Excel的時(shí)候你還在學(xué)EFGHI呢！我忍住怒火，畢竟還是個(gè)孩子，打開(kāi)了鏈接。
恩？？？怎么跟我的表格一模一樣？這小子啥時(shí)候?qū)W的？
活動(dòng)全程的看板、精確到天的安排、執(zhí)行人、進(jìn)度全部都能根據(jù)不同的負(fù)責(zé)權(quán)限更新。接下來(lái)，他們?nèi)齻€(gè)人一邊開(kāi)會(huì)一邊同時(shí)在籌備表上填寫(xiě)自己的任務(wù)和時(shí)間，會(huì)議結(jié)束了籌備表也做完了。
我再次對(duì)石墨文檔的功能感到贊嘆，實(shí)時(shí)自動(dòng)保存，不必?fù)?dān)心文件丟失。這跟之前一遍遍改Excel，搞出確認(rèn)版、最終確認(rèn)版、最終確認(rèn)版2.0、打死不改最終確認(rèn)版相比也太爽了。
看著表格里跳來(lái)跳去的三個(gè)頭像和不斷自動(dòng)跳躍的文字，難道我的Excel真的過(guò)時(shí)了？
倒計(jì)時(shí) 53 天
異地協(xié)同效率絕了 現(xiàn)在連開(kāi)會(huì)都省了
經(jīng)過(guò)了一周時(shí)間的使用，我已經(jīng)對(duì)石墨強(qiáng)大的協(xié)同文檔和表格功能表示驚艷。
我打開(kāi)了場(chǎng)地聯(lián)絡(luò)進(jìn)度表，把我之前認(rèn)識(shí)的當(dāng)?shù)刈詈玫幕顒?dòng)場(chǎng)地一一列在里面，準(zhǔn)備讓三個(gè)小兄弟分頭聯(lián)絡(luò)當(dāng)?shù)氐倪\(yùn)營(yíng)方，然后根據(jù)檔期、人數(shù)、交通、價(jià)格等因素選出最好的場(chǎng)地。
小兄弟們各自領(lǐng)取了任務(wù)，在表格中的專屬區(qū)域內(nèi)實(shí)時(shí)更新場(chǎng)地的位置、檔期、價(jià)格、配套設(shè)施等基本信息。大家收集來(lái)的信息匯總在一張表格里。我看著表格，花了幾分鐘就選出了綜合最好的場(chǎng)地，直接在表格中標(biāo)出。
然后我在評(píng)論中@了他們?nèi)齻€(gè)"三地的選址我已經(jīng)確定了，你們?nèi)フ劙?，為了表達(dá)對(duì)大家工作的認(rèn)可，還發(fā)了一個(gè)紅包。
整個(gè)場(chǎng)地選址過(guò)程就這么輕松地解決了，甚至連一個(gè)會(huì)都沒(méi)開(kāi)，看著小伙伴領(lǐng)取了紅包，我很欣慰。
倒計(jì)時(shí) 45 天
3000+報(bào)名資料多地自動(dòng)實(shí)時(shí)匯總同步
這辦公體驗(yàn)簡(jiǎn)直太酷
場(chǎng)地、嘉賓等信息確定之后，經(jīng)過(guò)公司研發(fā)團(tuán)隊(duì)一周的努力，官網(wǎng)的活動(dòng)落地頁(yè)已經(jīng)上線，各個(gè)部門(mén)的通力合作讓過(guò)程格外順利。既然落地頁(yè)做完了，接下來(lái)就是最關(guān)鍵的觀眾報(bào)名階段了，活動(dòng)能不能成就看這幾天了。
在之前的幾天里面，我已經(jīng)讓三位小伙伴準(zhǔn)備了幾家活動(dòng)發(fā)布網(wǎng)站、用戶群、以及業(yè)務(wù)團(tuán)隊(duì)邀約的邀請(qǐng)函等素材。
每當(dāng)面對(duì)這么多且分散的報(bào)名渠道，就需要用人工把不同的表單數(shù)據(jù)匯總、篩選。這次一下子要確定3000個(gè)名單，估計(jì)又要加班了。
于是我找到了三個(gè)小伙伴，讓他們各自分工，一個(gè)負(fù)責(zé)網(wǎng)站報(bào)名、一個(gè)負(fù)責(zé)用戶群宣傳、一個(gè)與業(yè)務(wù)團(tuán)隊(duì)合作收集。
結(jié)果沒(méi)有想到的是，老司機(jī)再次被年輕人們吐槽方法落后；更讓我沒(méi)想到的是，他們拿出來(lái)的“神器”仍然是石墨，只不過(guò)這次換成了石墨表單。
“不管有多少渠道，都可以用這一個(gè)表單鏈接，還可以全渠道實(shí)時(shí)同步匯總哦！”
接下來(lái)的幾天里，我就坐在電腦前，看著后臺(tái)數(shù)據(jù)不停地增加，最多的一天全渠道有超過(guò)一千位來(lái)賓報(bào)名參會(huì)。沒(méi)過(guò)幾天，三個(gè)分會(huì)場(chǎng)的報(bào)名人數(shù)先后超過(guò)了1500人！這效率真的是太高了，我甚至都沒(méi)有用過(guò)復(fù)制粘貼按鍵。
倒計(jì)時(shí) 32 天
合同推進(jìn)受阻 一秒定位問(wèn)題當(dāng)天排除
給大家再推薦一個(gè)石墨文檔的模板——合同管理模板。對(duì)于甲方來(lái)說(shuō)，把控活動(dòng)進(jìn)度另外一個(gè)重要環(huán)節(jié)就是打款，因?yàn)閳?chǎng)地、報(bào)批、網(wǎng)絡(luò)、執(zhí)行、導(dǎo)播、服裝等各個(gè)細(xì)節(jié)往往都要簽署合同，如何管理好這些合同方，讓活動(dòng)的推進(jìn)不因錢(qián)款未到位而出現(xiàn)意外？
「合同管理」是單場(chǎng)活動(dòng)看板中專門(mén)針對(duì)合作方合同管理的板塊，可以輕松記錄每一家合同公司類別、付款時(shí)間、自動(dòng)提醒「到期天數(shù)」，同時(shí)還可在「項(xiàng)目進(jìn)度」實(shí)時(shí)記錄付款。
用了合同管理模版之后，我只需要讓小伙伴天更新合同進(jìn)展，不論是在法務(wù)、還是財(cái)務(wù)等任何一個(gè)環(huán)節(jié)遇到問(wèn)題，我都能第一時(shí)間知道原因，并且及時(shí)處理。在不出錯(cuò)的前提下，同時(shí)推進(jìn)十幾個(gè)合同的簽署，效率是真高！
倒計(jì)時(shí) 3 天
彩排人員各就各位 不用加班熬夜晚睡
在一切準(zhǔn)備就緒后，三個(gè)年輕人各自帶著數(shù)名志愿者開(kāi)始了現(xiàn)場(chǎng)彩排工作。我也來(lái)到了北京的場(chǎng)地查看現(xiàn)場(chǎng)的情況。
當(dāng)當(dāng)拿出他的彩排計(jì)劃表很得意地向我展示了這兩天的進(jìn)度，仿佛一切都在他的掌控之中。其他兩個(gè)場(chǎng)地的負(fù)責(zé)人在這個(gè)表格中實(shí)時(shí)同步著信息和注意事項(xiàng)，大家分享著一些需要注意的重點(diǎn)和備忘錄。
憑借著這個(gè)功能強(qiáng)大的彩排計(jì)劃表，全部的彩排工作居然在飯點(diǎn)前就完成了，不用到最后一刻才處理許多意外事件，這又是我職業(yè)生涯中首次遇見(jiàn)。
這種有條不紊的感覺(jué)真好！
倒計(jì)時(shí) 0 天
3000 人活動(dòng)運(yùn)營(yíng)？?jī)H需 3 個(gè)人搞定！
活動(dòng)正式開(kāi)始了。
活動(dòng)前期做的詳細(xì)籌備，都是為活動(dòng)當(dāng)天而準(zhǔn)備。為保證活動(dòng)當(dāng)天各區(qū)域、各板塊都順利進(jìn)行，我們?cè)谇耙惶烀恳粋€(gè)區(qū)域都細(xì)化到人，每一個(gè)流程和場(chǎng)地細(xì)節(jié)都分類列清楚，活動(dòng)前把 OP 執(zhí)行手冊(cè)打印成冊(cè)，資料給到當(dāng)天對(duì)應(yīng)區(qū)域的負(fù)責(zé)人，各負(fù)責(zé)人根據(jù)執(zhí)行手冊(cè)完成當(dāng)天的活動(dòng)監(jiān)管，以此保證整場(chǎng)活動(dòng)的順利進(jìn)行。
石墨提供的活動(dòng) OP（執(zhí)行手冊(cè)）提供了活動(dòng)當(dāng)天從現(xiàn)場(chǎng)分工到物料選擇 15 大項(xiàng)的具體填寫(xiě)范例?；顒?dòng)當(dāng)天，活動(dòng)方可以將活動(dòng)當(dāng)天最新信息，打印出來(lái)，方便現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行人隨時(shí)查看。
終于，一場(chǎng)3000人市場(chǎng)活動(dòng)的任務(wù)順利完成！兩個(gè)月內(nèi)策劃，三個(gè)人執(zhí)行，有了石墨的效率就是格外的高！腦中復(fù)盤(pán)了整個(gè)活動(dòng)的策劃過(guò)程，感覺(jué)一切都是這么夢(mèng)幻般的高效。
活動(dòng)執(zhí)行的諸多場(chǎng)景，都可以依靠團(tuán)隊(duì)的智慧用石墨的各種辦公套件去實(shí)現(xiàn)。聯(lián)合多個(gè)活動(dòng)供應(yīng)商一起協(xié)作完成一個(gè)超級(jí)活動(dòng)。服務(wù)商還可以通過(guò)手冊(cè)完整記錄活動(dòng)當(dāng)天的關(guān)鍵信息，主辦方也可以實(shí)時(shí)查看是否有遺漏，差錯(cuò)。
年底的活動(dòng)季就要來(lái)了，如果覺(jué)得辦活動(dòng)很累很操心，不如改變下思維用更先進(jìn)的協(xié)同工具去解決各種突發(fā)的問(wèn)題。
