隨著醫(yī)院的快速發(fā)展，醫(yī)院的內(nèi)部控制工作的信息化建設(shè)也邁向了新臺階。
為了提高內(nèi)控效率，醫(yī)院決定將內(nèi)控管理從“人控”到“機(jī)控”進(jìn)行轉(zhuǎn)變：在實現(xiàn)內(nèi)部管控的同時，提高工作效率，把員工從日常的繁瑣程序性工作中解放出來，著重經(jīng)濟(jì)活動數(shù)據(jù)的分析，實現(xiàn)跨院區(qū)業(yè)務(wù)活動的全過程線上管控和信息共享。
泛微 通過以合同管理為內(nèi)控核心業(yè)務(wù)，實現(xiàn)了從申請審批、采購執(zhí)行、合同訂立、合同執(zhí)行的全程信息化管理，統(tǒng)一合同、采購、財務(wù)信息，實現(xiàn)業(yè)財融合，強(qiáng)化內(nèi)部控制建設(shè)。
醫(yī)院內(nèi)控管理信息化項目應(yīng)用特色
一、高效、透明：采購、合同、財務(wù)一體化
泛微通過流程引擎，為醫(yī)院實現(xiàn)采購申請、合同送審、合同會簽、合同庫、合同收付款、合同變更全程數(shù)字化管理，規(guī)范醫(yī)院的采購、合同、財務(wù)流程。
靈活審批：之前，通過線下紙質(zhì)材料審批模式，審批人多、環(huán)節(jié)復(fù)雜，效率難以提升。
現(xiàn)在，醫(yī)院通過內(nèi)控管理系統(tǒng)的采購流程，高效靈活地抓取系統(tǒng)中采購、合同、財務(wù)等數(shù)據(jù)和信息。
申請人可以隨時隨地通過登錄PC端/移動端發(fā)起申請，審批人一鍵進(jìn)行審批操作，讓審批更為快捷。一個流程審批從以往的需要一周甚至更長，到現(xiàn)在線上審批最快可以在一天之內(nèi)解決。
業(yè)務(wù)財務(wù)一體化：通過關(guān)聯(lián)工作請示單、各類采購申請單與合同模塊。在合同送審環(huán)節(jié)選擇供應(yīng)商的時候，對接到物資系統(tǒng)自動校驗供應(yīng)商信息。
若是搜索不到，則可以手動新增供應(yīng)商信息，以編碼為標(biāo)準(zhǔn)，同步到物資系統(tǒng)中，大大減少了數(shù)據(jù)重復(fù)輸入的工作量，而且能避免差錯。
收付款流程完成后，流程自動轉(zhuǎn)為數(shù)據(jù)，根據(jù)收付款單上明細(xì)表的信息以及合同類型信息，推送到財務(wù)系統(tǒng)中自動生成財務(wù)憑證。
提高財務(wù) 自動化 ，確保憑證的準(zhǔn)確率，減輕財務(wù)人員負(fù)擔(dān)。
合同數(shù)字化：合同相關(guān)信息的高效聚合，在系統(tǒng)中形成了一份份“電子合同檔案”，使得醫(yī)院的工作人員能夠高效查找到合同相關(guān)內(nèi)容，再也不用花費(fèi)很多時間線下一一翻找。
除了查詢之外，通過內(nèi)控系統(tǒng)還能生成個性化的數(shù)據(jù)統(tǒng)計報表，對醫(yī)院經(jīng)濟(jì)活動一目了然，為醫(yī)院管理提供智能決策依據(jù)。
二、合規(guī)：審批過程制度有效落地
實現(xiàn)了高效之后，最重要的是能保證業(yè)務(wù)執(zhí)行、資金使用中的風(fēng)險管控問題。
泛微協(xié)助醫(yī)院通過審批流程和審批權(quán)限劃分，有效落地制度管控：將資金審批制度、采購管理制度、合同管理制度內(nèi)嵌到系統(tǒng)中，實現(xiàn)對采購申請、合同送審、合同會簽、資金支付等經(jīng)濟(jì)活動全流程、全過程留痕管控。
資金安全：通過將資金審批制度嵌入流程中，不同額度的資金使用需要不同層級的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批，有效保證資金使用安全。
規(guī)范采購：通過采購管理制度內(nèi)嵌，規(guī)范采購業(yè)務(wù)。根據(jù)采購申請表中所填的信息，自動判斷流程的不同走向，讓審批更智能、更靈活。
合同安全：合同管理制度內(nèi)嵌到合同會簽單中，會簽流程結(jié)束自動生成合同卡片信息。
合同會簽流程結(jié)束之后，增加合同管理員確認(rèn)蓋章環(huán)節(jié)，以及經(jīng)辦人上傳雙方蓋章版本，合同管理過程全部留痕，可追溯、可查詢。
信息預(yù)警：每年，作為大型醫(yī)院，采購合同就有幾百份。如果還是傳統(tǒng)的管理模式，供應(yīng)商的管理會非常雜亂：
什么時候合同到期？哪些尾款需要在近期內(nèi)支付？供應(yīng)商聯(lián)系人變動了應(yīng)該找誰？信息不能及時獲取，重要的事情容易被忽略，更嚴(yán)重的會直接造成經(jīng)濟(jì)損失。
但現(xiàn)在，內(nèi)控系統(tǒng)隨時維護(hù)供應(yīng)商信息，一有風(fēng)險立即推送給相關(guān)人員；合同到期有消息提醒，減少風(fēng)險。
三、可控：完善的內(nèi)控權(quán)限管理
醫(yī)院內(nèi)控管理系統(tǒng)基于現(xiàn)有的工作崗位性質(zhì)，進(jìn)行權(quán)限劃分，使得人員對應(yīng)崗位，崗位關(guān)聯(lián)權(quán)限，使得各個崗位職責(zé)明確，人盡其責(zé)，從而提升整個內(nèi)控的執(zhí)行管理效率。
醫(yī)院充分建立了完整的權(quán)力運(yùn)行制衡機(jī)制：
1、分事授權(quán)：例如門戶首頁政策法規(guī)，內(nèi)控制度、下載專區(qū)由內(nèi)控管理員進(jìn)行維護(hù)，其他人沒有權(quán)限。
2、分崗設(shè)權(quán)：根據(jù)崗位的差異，不同崗位對應(yīng)系統(tǒng)權(quán)限不一樣，行使的職責(zé)不同。
3、定期輪崗：通過崗位的定期變更，實現(xiàn)院內(nèi)崗位的定期輪崗。
4、數(shù)據(jù)權(quán)限：數(shù)據(jù)權(quán)限管控嚴(yán)格，各個科室只能看到本科室相關(guān)的合同信息。只有特殊部門和部分領(lǐng)導(dǎo)可以查看全部合同信息。
四、分析：執(zhí)行時間可視化，提高執(zhí)行力
醫(yī)院為了提升運(yùn)行效率，從申請、審批、支付均可實現(xiàn)線上提交審批，實現(xiàn)盡量線下少跑、不跑。
流程效率優(yōu)化：除了電子化的高效流程，泛微協(xié)助醫(yī)院通過多種方式優(yōu)化流程，提高流程流轉(zhuǎn)和執(zhí)行效率，真正將內(nèi)控管理系統(tǒng)的效率落到實處。
首先，及時監(jiān)控流程的執(zhí)行狀態(tài)，流程待辦系統(tǒng)自動提醒，并且可自定義提醒時間，避免因為拖延而造成損失。
其次，內(nèi)控系統(tǒng)能夠智能化分析流程的執(zhí)行效率情況、辦理情況、超期情況。針對分析結(jié)果，進(jìn)行改進(jìn)提升，提高管理成效。
問題分析：
同時，在醫(yī)院內(nèi)部審計審核過程中，及時對問題進(jìn)行分析，有利于日后對問題進(jìn)行分類統(tǒng)計。在確保效率的同時，保證業(yè)務(wù)處理質(zhì)量，利于日后管理的完善。
按問題分類進(jìn)行統(tǒng)計查詢，形成臺賬，便于找到問題發(fā)生的相關(guān)科室，對癥下藥。
醫(yī)院內(nèi)控管理信息化應(yīng)用價值
泛微內(nèi)控管理系統(tǒng)，涵蓋從采購申請、送審、會簽、付款整個業(yè)務(wù)體系。
實現(xiàn)了醫(yī)院流程流轉(zhuǎn)有痕跡，能夠清晰分析流程審批過程；明確劃分醫(yī)院職責(zé)權(quán)限，助力醫(yī)院內(nèi)控管理理念落地，全面提升醫(yī)院科學(xué)管理水平。
未來，泛微將繼續(xù)協(xié)助醫(yī)院深化內(nèi)控管理信息系統(tǒng)應(yīng)用，例如審批智能助手、電子簽章、數(shù)據(jù)中心等，進(jìn)一步完善內(nèi)控管理數(shù)字化建設(shè)。
