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選自泛微移動辦公系統(tǒng)博文
南京先進激光技術(shù)研究院(以下簡稱“南京研究院”)由中國科學(xué)院上海光學(xué)精密機械研究所與南京經(jīng)濟技術(shù)開發(fā)區(qū)管委會雙方共建。
以“科技創(chuàng)新、產(chǎn)業(yè)報國”為己任，堅持為產(chǎn)業(yè)提供技術(shù)支撐的總體功能地位，采用企業(yè)化運營的科研院所運作新模式，以產(chǎn)業(yè)技術(shù)研發(fā)，技術(shù)轉(zhuǎn)移轉(zhuǎn)化，技術(shù)服務(wù)和中小型科技企業(yè)孵化“四位一體”為主要任務(wù)。
隨著南京研究院的不斷發(fā)展，對管理和業(yè)務(wù)的數(shù)字化水平要求也在不斷提高。原先，南京研究院的OA系統(tǒng)與供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)相對獨立，容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)維護困難、數(shù)據(jù)偏差、審批困難等問題。
因此南京研究院要求實現(xiàn)業(yè)務(wù)全面整合、系統(tǒng)持續(xù)演進、全面移動辦公的一體化數(shù)字化辦公平臺。
此次，南京研究院攜手泛微OA，通過搭建審批工作流程和低代碼構(gòu)建平臺，為供應(yīng)鏈提供一體化的管理平臺；以一體化平臺為窗口，將繁瑣的銷售業(yè)務(wù)、采購業(yè)務(wù)、庫存業(yè)務(wù)以及與之相關(guān)的財務(wù)業(yè)務(wù)以流程化、模塊化的方式直觀展現(xiàn)；進一步整合資源，推動研究院信息一體化發(fā)展。
（供應(yīng)鏈業(yè)務(wù)整合）
南京研究院供應(yīng)鏈業(yè)務(wù)整合項目亮點
一、業(yè)務(wù)基礎(chǔ)管理
1、存貨卡片
作為供應(yīng)鏈的最基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，存貨卡片是業(yè)務(wù)開始的基礎(chǔ)，是各類單據(jù)的必要組成部分。小到螺絲、貼片等零部件，大到產(chǎn)成品，成品激光器，均依托存貨卡片表達(dá)。
泛微將各類存貨進行編碼、分類、分級，形成“電子名片”，有關(guān)人員能夠快速在臺賬中搜索到相關(guān)信息。
（存貨卡片）
2、倉庫
倉庫，是各類存貨卡片（物料）的存放容器。泛微結(jié)合研究院特有的性質(zhì)（研發(fā)類企業(yè)），將倉庫以各研發(fā)中心為最小維度進行分類。
（倉庫）
①物料庫
采購入庫流程審批通過后，分批次將采購訂單中的各類物料存入物料庫中。
②在研在產(chǎn)庫
研發(fā)生產(chǎn)領(lǐng)料流程歸檔后，物料自動進入研發(fā)平臺。
③二次庫
研發(fā)過程中必然會存在物料的損耗、報廢等情況。二次庫能夠方便記錄消耗的物料，在研庫的物料由研發(fā)材料消耗出庫環(huán)節(jié)進入二次庫。
同時，借助二次庫中消耗的單據(jù)，方便財務(wù)人員對庫存損耗進行盤點。
④半成品庫
選中在研庫的多個物料，組成半成品，通過半成品入庫流程進入半成品庫。
⑤成品樣機庫
作為最終的成品入庫，多由多個半成品組合而來，通過成品樣機入庫流程形成。
3、物料流動圖
借助物料的流動圖，可以直觀地的展示出物料從采購入庫到研發(fā)成產(chǎn)成品的全過程。泛微以供應(yīng)鏈核心邏輯為原則，為南京研究院搭建了合理化、規(guī)范化的流程。
（物料流動圖）
二、數(shù)字化銷售管理
泛微協(xié)助南京研究院以銷售訂單為核心，同時實現(xiàn)圍繞單據(jù)進行的變更、終止，相關(guān)協(xié)議的嵌入，以及實際產(chǎn)生銷售合同后進行的發(fā)票管控。
（銷售訂單）
并且整合銷售過程中數(shù)據(jù)，形成銷售訂單匯總報表，整合了銷售訂單、到款確認(rèn)、開票申請等三塊主流業(yè)務(wù)關(guān)鍵數(shù)據(jù)。
三、數(shù)字化采購管理
前期銷售工作完備后，進入下游業(yè)務(wù)-采購環(huán)節(jié)，研發(fā)人員告知采購員需采購的物料，以支撐后續(xù)研發(fā)工作。
整個采購環(huán)節(jié)包括供應(yīng)商的審核、采購訂單全過程管理到最終的入庫審核。
1、采購訂單
采購訂單環(huán)節(jié)形成供應(yīng)鏈單據(jù)的初形態(tài)，作為后續(xù)入庫、領(lǐng)料單據(jù)的基本依據(jù)之一。結(jié)合先前的存貨信息，將物料信息第一次以業(yè)務(wù)形式（單據(jù)）進入整個供應(yīng)鏈體系之中。
并且關(guān)聯(lián)了采購申請，支持多訂單關(guān)聯(lián)，多項目關(guān)聯(lián)。
（采購訂單）
2、采購清單的分項目整合
在實際業(yè)務(wù)中，不免存在一次采購訂單關(guān)聯(lián)多條采購申請的情況，一條采購申請也存在多個項目采購需求。
如此情況，各項目中的物料明細(xì)冗雜（特別是金額信息），為了方便審批人審批，以及后臺的庫存邏輯梳理，泛微協(xié)助南京研究院在同一訂單中，針對不同項目，定制開發(fā)分項目整合功能。
3、采購報表
泛微為南京研究院搭建了多維度的采購報表，能夠同時支持時間、項目、訂單多維度查詢。
包括采購訂單執(zhí)行報表，結(jié)合采購訂單、采購入庫、發(fā)票核銷、退庫單、付款申請業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。
此外，涉及資產(chǎn)類的數(shù)據(jù)也融合其中；采購訂單執(zhí)行報表（分項目處理）的實現(xiàn)，能夠方便財務(wù)分項目核算成本。
（采購報表）
4、采購入庫
采購入庫是采購環(huán)節(jié)的最后一步，物料開始正式進入庫存中。為了減少工作人員操作，泛微通過定制開發(fā)，以點選的方式勾選明細(xì)表單，輸入具體的入庫數(shù)量即可完成實際入庫操作。
（采購入庫）
四、數(shù)字化庫存管理
1、研發(fā)生產(chǎn)領(lǐng)料
存貨按照采購入庫單“先進先出”，減少單據(jù)貨品冗余的情況。
成本方面，則通過定制開發(fā)固定邏輯，按照實際領(lǐng)用單據(jù)的金額統(tǒng)一計算，若涉及多單據(jù)業(yè)務(wù)的，以具體各單據(jù)即時稅額合計。
（領(lǐng)料單）
2、半成品入庫
不同于之前的貨品消耗途徑，庫存消耗由單一變?yōu)槎嘣?。在實際業(yè)務(wù)中，組成半成品的情況十分復(fù)雜，可以是一般物料，也可以是普通半成品，甚至是完成品。
結(jié)合南京研究院實際情況，泛微通過結(jié)合物料庫、半成品庫及成品庫數(shù)據(jù)，實現(xiàn)多維度組合入庫。其中金額相關(guān)的，以實際組合消耗的（明細(xì)數(shù)據(jù)）價稅金額為依據(jù)。
（半成品入庫單）
3、成品/樣機入庫出庫
成品樣機入庫也是通過組合入庫的方式。
作為樣機研發(fā)的最后一步，出庫一般只需檢測一道工序，且可多個成品同時入庫。
4、庫存報表
通過四大類報表，包括庫存明細(xì)表、庫存匯總表、庫存變動表、收發(fā)存表等，結(jié)合各流程列表，供庫管進行數(shù)據(jù)校驗核對。
（庫存報表）
5、反向流程
所謂紅字即反向流程，在供應(yīng)鏈業(yè)務(wù)中，存在撤回的業(yè)務(wù)場景，需要通過特定的反向流程進行反向操作。
泛微協(xié)助南京研究院，通過關(guān)聯(lián)原正向流程表單和正向流程賦值兩種方式實現(xiàn)撤回業(yè)務(wù)規(guī)范化。
①關(guān)聯(lián)正向表單型紅字-研發(fā)生產(chǎn)領(lǐng)料（紅字）
通過原表單，帶出領(lǐng)料信息，勾選退貨明細(xì)及數(shù)量，報表中也會以負(fù)數(shù)形式體現(xiàn)。
（反向流程）
②正向流程負(fù)值計算型-成品樣機入庫（紅字）
通過正向流程，若需調(diào)整庫存數(shù)據(jù)，在明細(xì)中輸入負(fù)的“領(lǐng)用數(shù)量”，即可對庫存進行扣減。
五、數(shù)字化財務(wù)管理
不同于一般生產(chǎn)型企業(yè)，研究院在研發(fā)過程中，所使用、消耗、報廢、售出的物料，均需通過嚴(yán)格的國家財務(wù)審計管控，故結(jié)合庫存管理，形成特色的財務(wù)臺賬。
各類臺賬分管金額明確，可由總賬會計結(jié)合收發(fā)存表統(tǒng)一核對；所有財務(wù)臺賬動態(tài)流動，均可通過資金流報表匯總展現(xiàn)。
資金流報表以具體業(yè)務(wù)流程和臺賬為數(shù)據(jù)支撐，實現(xiàn)了業(yè)務(wù)融合，涵蓋政府財政收入、銷售回款、業(yè)務(wù)往來、材料采購、人員支出、日常費用支出、資產(chǎn)購置多維度金融整合。
總結(jié)
該項目上線以來，南京研究院用戶使用活躍：各中心內(nèi)勤、庫管使用頻繁，OA結(jié)合供應(yīng)鏈已成為其工作的主要依托；流程高效審批：流程使用平穩(wěn)，供應(yīng)鏈業(yè)務(wù)使用頻率高；核心報表內(nèi)容充實，查詢快捷，數(shù)據(jù)可靠準(zhǔn)確。
通過一體化的辦公系統(tǒng)，實現(xiàn)銷售、采購、庫存、財務(wù)等業(yè)務(wù)信息統(tǒng)一展現(xiàn)：
●流程規(guī)范化：有效地推行了研究院本部和下屬企業(yè)、各部門的業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)管理和執(zhí)行；
●資源一體化：助力研究院實現(xiàn)信息建設(shè)的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一平臺，統(tǒng)一 數(shù)據(jù)庫 和統(tǒng)一網(wǎng)絡(luò)；
●管理精細(xì)化：研究院能夠利用信息化工具保障管理水平的提升，助力驅(qū)動組織管理改革；
●決策科學(xué)化：利用高質(zhì)量實時數(shù)據(jù)分析經(jīng)營現(xiàn)狀、預(yù)測趨勢，為經(jīng)營決策提供有力支持；
● 數(shù)據(jù)集 中化：推動資源數(shù)據(jù)共享，降低成本和管理風(fēng)險，實現(xiàn)系統(tǒng)集成和信息協(xié)同效應(yīng)；
●服務(wù)專業(yè)化：助力研究院建立相對專業(yè)供應(yīng)鏈管理體系，關(guān)注核心領(lǐng)域，拓展研發(fā)優(yōu)勢。
